Resumo do capitulo 3 – Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio

Os benefícios oferecidos aos patrocinadores devem estar relacionados aos objetivos principais possíveis do evento como, por exemplo, a exposição da marca, relacionamento e venda.
Exposição da marca
As empresas organizadoras do evento podem oferecer diversos tipos de benefícios aos patrocinadores, entre eles: divulgação na mídia, acessória de imprensa, peças de divulgação, merchandising, patrocínio do traslado e patrocínio do keynote speaker.
Palestra durante o evento
Palestras durante o evento são atrativas para os patrocinadores, pois por meio dessa a empresa é permitida a apresentação de seus produtos e serviços a um número expressivo de participantes. É importante que alguns cuidados sejam tomados no momento em que é oferecido esse tipo de beneficio aos patrocinadores, como por exemplo: a ordem da palestra deve ser preestabelecido e bem divulgado, o conteúdo da palestra deve ser analisado pelo promotor de eventos visando a padronização visual, a duração das palestras não deve ultrapassar 30 minutos, os recursos necessários ás apresentações devem ser informados com antecedência e os palestrantes devem ser escolhidos de acordo com critérios que considerem a notoriedade no assunto.
Estande ou espaço exclusivo
Os estandes ou espaços exclusivos devem apresentar um layout do pavilhão de exposições e permitir, sempre com um critério justo e preestabelecido que o patrocinador escolha o local de seu estande.
Ações sociais e de entretenimento
Os benefícios relativos a cada atividade social ou de entretenimento podem ser realizados das seguintes formas: em atividades esportivas podem ser utilizados merchandising, distribuição do material necessário como camisas, bolas bonés, exposição na mídia e etc. Em almoços, jantares e coquetéis pode ser oferecido merchandising, saudação aos convidados, escolha do cardápio e etc. e pode ser oferecido o merchandising em salas de relaxamentos, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal e sala de internet.
Estratégia pré e pós-evento
No pré-evento é necessário levantar informações sobre o perfil dos participantes e interagir com os mesmos. Várias ações podem ser oferecidas de acordo com o interesse do patrocinador como, por exemplo: envio de material promocional que será apresentado, reforço do convite, envio de brindes e pesquisa de conteúdos.
No pós-evento os patrocinadores têm interesse de manter contato com os participantes principalmente por meio pessoal, para que possam dar continuidade á discussão de um tema, oferecer treinamentos específicos para grupos de uma mesma área, discutir e buscar caminhos e soluções para problemas levantados durante o evento, manter hábitos comuns de consumo e manter interesses culturais comuns.
Avaliação do evento
Na avaliação do evento é necessário oferecer o resultado com diversas analises de participantes ou do evento para que o promotor e patrocinador possa entender os pontos fortes e fracos que servirão como base para as próximas edições.
Identificar o custo do evento
O organizador do evento deve levantar todos os custos envolvidos no evento. Conhecer este custo a priori mesmo que estimados, é básico para qualquer decisão relacionada aos valores de cotas, pois delimita o nível mínimo de arrecadação, quando o objetivo é cobrir custos.
Para se ter uma estimativa de custos, é necessário arrolar as principais atividades e fazer um levantamento dos gastos previstos para elas. A formula Custo final Estimado do evento = Custo levantado / 0.8 .
Calcular o valor do evento
Fase I – Preço = Margem + Custo
Neste modelo, tem-se o custo como item fixo e a margem como item variável.
Fase II – Margem = Preço – Custo
Neste modelo, tem-se o preço como item fixo e custo como item variável.
Fase III – Preço = Margem + Custo
Neste modelo, a empresa consegue, desde que com custos controlados, definir o preço, de acordo com as margens pretendidas.

CAPÍTULO 6 - “Planejamento da Venda”

Para o sucesso na venda de um projeto de evento é importante ter um bom planejamento que envolva: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataque. As três situações indicam a necessidade do vendedor se preparar adequadamente antes de concretizar a venda.

A experiência na aquisição de patrocínio é uma importante fase do treinamento; pois, vivenciar a aquisição de patrocínio e compreende-lo ao final do processo é muito importante. Também conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócios; mas para obter-se sucesso é necessário um estudo do projeto para que se conheça  o produto, pois este é um ponto essencial para vendê-lo bem. É preciso que ele tenha contato com a estratégia e os objetivos propostos com o evento para então poder responder à principal questão dos candidatos ao patrocínio - que valor esse evento me trará?

Uma vez estruturado o projeto do evento, o promotor deve proceder à elaboração de um documento que o apresente de forma profissional. A apresentação institucional da empresa promotora deve ser feita em poucos parágrafos ou nenhum histórico, seus fundadores podem recorrer aos próprios históricos profissionais para justificar a abertura do negócio.

Após a apresentação da empresa e de sua história, deve se deixar claro qual é o conceito principal do evento, definido quando da estruturação do projeto. Logo após, estes mesmos dados que serviram de apoio ao promotor do evento no processo de geração, seleção e teste de idéias podem ser apresentados aos patrocinadores pra comprovar a relevância do evento e mostrar ter sido uma necessidade ou tendência forte de mercado que o despertou para tê-lo realizado.

A apresentação do formato do evento deve ser feita de tal forma que o patrocinador se sinta dentro do evento como se assistisse, em 3D, à sua execução. Em seguida deve se convencer os patrocinadores de que a escolha de determinado local é o mais adequado para a realização do evento. Deve-se demonstrar que o local tem a cara do evento, que possui a infraestrutura necessária; e que o local condiz com o valor de investimento empregado pelos patrocinadores. A data de realização do evento, assim como o local devem estar impressos já na capa do documento, este deverá conter ainda as atividades do evento que foram planejadas durante a formatação do projeto; palestrantes se houver, e a programação completa do evento.

O documento referente às cotas de patrocínio, deve constar em sua apresentação, os benefícios oferecidos descritos de forma clara e abrangente. Uma vez divulgados o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio, eles não mais podem sofrer alterações, sob nenhuma hipótese, até o final das negociações entre o promotor do evento e os possíveis patrocinadores. Precisam-se formular as condições de pagamento do valor do patrocínio, que pode ser: parcelada, com reserva antecipada; pagamento à vista, com desconto; duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento; parcelado, conforme negociação dos prazos; ou podem optar também pela escolha de uma proposta única de valor.

Outro ponto de grande importância que muitas vezes não se é lembrado, são as informações quanto aos participantes confirmados, patrocinadores confirmados, perfis semelhantes de patrocinadores, empresas concorrentes ou até mesmo empresas parceiras; além é claro se for o caso, divulgar nomes de patrocinadores de edições anteriores que tenham ficados satisfeitos com a sua participação, pois certamente serão questionados pelos interessados.

Capítulo 5

Previsão dos resultados da arrecadação de recursos

 

De posse de informações como valor total do evento, objetivo do número de investidores

Target de investidores e níveis de cotas de patrocínio é possível construir cenários diferentes na formatação do pacote de patrocínio e simular resultados.

 

 

Fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto:

 

*Suspects:São os potenciais investidores.

 

Prospects:A primeira pessoa a ser contatada na empresa,são potenciais investidores.

 

, leads: São os investidores em potencial, ou seja, as empresas ou pessoas que mostraram interesse.

 

, leads qualificados: Empresas ou pessoas que decidem, e prontas a receberem propostas

 

, oportunidades: Proposta emitida ao decisor.

 

, vendas: Contrato assinado.

 

O ciclo de vendas  cada uma delas têm duração diferente variando de empresa para empresa.

 

O promotor de vendas sendo eficaz todas estas etapas será acelerado.

 

Para efetuar o cálculo de suspects necessários para atingir os resultados, o promotor deve:

 

Estabelecer os níveis de cotas e o valor médio de cada uma.

 

Estimar o percentual de sucesso para cada etapa do funil.

 

 

Ao construir os cenários e realizar as simulações são necessárias as preocupações de:

 

Considerar os benefícios constantes de cada nível para respeita a regra custo benefício.

 

Verificar se há universo de patrocinadores target suficientes.

 

Cuidado com o "carnaval de marcas"

 

Dependência de um único patrocinador.

 

Simular cenários.

Capitulo 4: Identificação,seleção e priorização de provedores de recursos para a realização de eventos.

Pra identificar os possíveis patrocinadores de um evento deve-se pesquisar exaustivamente quais são os possíveis candidatos e posteriormente ir os eliminando de acordo com a conveniênci.

Modalidades de obtenção de recursos para o financiamento de eventos.

Uma grande modificação ocorrida é a dificuldade da obtenção de recursos devido ao grande número de eventos e de promotores em busca desses patrocínios.
Á no mercado diferentes formas de obtenção de recursos para realização de eventos.
Patrocínio:É transferência de de recursos financeiros de uma patrocinador para um promotor.

Vantagens do patrocínio.

Vantagem financeira,alavancagem da imagem do evento e do promotor,alavancagem dos resultados com a participação de parceiros.

Desvantagem do patrocínio.

Efeito sombra,dependência,carnaval de marcas,amigo concorrente.

Patrocínio com uso das leis de incentivo fiscal: Baseado na troca de recursos de patrocínio por abatimentos nos impostos da empresa utilizando-se das leis de incentivo fiscal.

Co-patrocínio.Quando duas empresas compartilham uma cota de patrocínio de evento.

Parceria:Junção de esforços e recursos de duas ou mais empresas na realização de um certo evento.

Ápoio:Disponibilização de recursos própios não financeiros,porêm necessário ao evento sendro empregado nas seguintes atividades:divulgação do evento,promoção do evento,administração da venda de ingressos,transporte,pacote de viagem e hospedagem,infra-estrutura e produção.

Para seleção de possíveis patrocinadores é necessário pesquisar os seguintes aspectos:
Perfil da empresa ,objetivos de marketing,estratégia de eventos,orçamento destinado a eventos.

Resumo - Capítulo 2

"Estruturação da idéia de um evento em projeto"

A idéia do evento é o ponto principal para a sua organização e o seu sucesso. De posse dela, segue-se para o passo seguinte que corresponde à sua estruturação; para isto, deve se ter em mente o tema central, missão e objetivos do evento.

Constitui-se por tema central o título do evento, ou uma descrição mais elaborada das atividades a serem realizadas no evento. A escolha do título deve ser bem elaborada e correta, pois dela depende o sucesso da venda do evento e da sua execução. Quanto mais segmentado for o evento e mais específico for o seu título, maior será a probabilidade de se conseguir patrocínio e alcançar os interesses que se almejou com o evento.

A razão de existir de um evento pode ser expressa por meio de sua missão. Ela tem de ser duradoura, não-perecível no decorrer do tempo; devendo ser capaz de traduzir em poucas palavras ou em um parágrafo, o principal conceito do evento, seu propósito e sua contribuição para o mercado. A correta definição e divulgação da missão do evento para todos os envolvidos é um fator crucial para o seu sucesso.

Já definida a missão do evento, o organizador deve partir para os objetivos aos quais se pretende alcançar com o evento. Os resultados esperados pelo promotor com a organização desse evento devem ser repassados ao conjunto de patrocinadores que colaboraram para a sua organização. É importante também que se especifique o objetivo principal que pode ser: o relacionamento, a divulgação da marca, ou a execução de negócios e venda; e o seu objetivo secundário ao qual deve se prescrever aos objetivos dos patrocinadores ao investirem no evento.

Traçadas as expectativas no objetivo do evento, deve-se agora, definir o público alvo que será convidado a participar do evento; cabe ao promotor decidir se o evento terá como público alvo pessoas físicas; jurídicas ou ambas. O público alvo de um evento corporativo costuma ser mais específico e mais restrito do que o de eventos para consumidores. Já nos eventos direcionados a pessoas físicas, dificilmente será possível definir o perfil dos convidados. O que se costuma definir é a estimativa da quantidade de pessoas esperadas e as características desejadas e comuns dos convidados.

Após elaborar o conceito do evento e identificar o público alvo é necessário estabelecer o formato que se adapte para ambos. A escolha da data do evento deve se levar em consideração a categoria de pessoas-convidados, patrocinadores e promotores; para que atenda a todos. Para a escolha da data apropriada, deve se levar em consideração: datas comemorativas, eventos concorrentes, dias da semana mais apropriados, datas de fechamento de vendas, sazonalidade, entre outros.

Além disso, para a definição do local do evento, deve se levar em consideração as seguintes questões: O local tem a cara do evento? O local tem a infra-estrutura necessária? O local condiz com o orçamento disponível? Se todas as questões puderam ser resolvidas, parte-se agora para as atividades a serem realizadas no evento. As atividades devem variar de acordo com o objetivo do evento. O evento pode ter atividades como palestras, reuniões, ações sociais, culturais ou de entretenimento, estandes para exposição e vendas, entre outros.

Por último, deve se definir o programa geral do evento com horários, durações e conteúdo; que deve constar em uma cartilha ou folhetim para ser entregue ás pessoas envolvidas no evento e ao público em geral.

Fino Coletivo

Propósito

O projeto Fino Coletivo tem como propósito criar um espaço multicultural e democrático, utilizando o patrimônio público como palco, incentivando a população não só freqüentar, mas também disponibilizando um espaço onde o artista independente possa mostrar seu trabalho.

Missão

A missão do Fino Coletivo é criar uma infra-estrutura sazonal e temporária variando nos espaços públicos de Belo Horizonte modo a incentivar manifestações artísticas nas ruas e praças da cidade através de eventos abertos à população não só assistir, mas se também se apresentar.

Visão

Consolidar uma rede multicultural de eventos de caráter espontâneo nos espaços públicos de belo horizonte, aceita e utilizada pelos artistas e pelo público da cidade.

Metas e Objetivos

- buscar documentação necessária para manifestações artísticas em público

- buscar artistas que queiram se apresentar de acordo com a proposta do evento

- fazer orçamentos relativos à infra-estrutura necessária do primeiro evento

EVENTOS

Na década de 1950, alguns gerentes de promoções de vendas começaram a controlar segmento com os quais ninguém se importava, dentre eles o evento.

Desde então os eventos adquiriram popularidade, aumento o numero de suas realizações, mas, deixando a desejar na qualidade. Tendo isto foram colocadas exigências para a realização do evento como criatividade, boa estrutura, comunicação e busca por patrocínio.

O livro Eventos de Maria Cecília Giacaglia traz as etapas com suas dificuldades e flexibilidades que se pode ter na realização de um evento, e procura detalhá-las em cada capítulo.

No capítulo um, fala sobre a idéia, a estruturação do projeto no capítulo dois e três, já no capitulo quatro temos a seleção dos recursos, no capitulo cinco temos a arrecadação dos recursos, o planejamento e o plano de vendas no capitulo seis e sete, o contato com os patrocinadores no capitulo oito e por fim, a realização do evento no capitulo nove.


Como foi dito, o capitulo uma fala sobre a seleção e teste das idéias para os eventos. O ramo se expande cada vez mais e, com isso é necessário ser criativo para se destacar.

É importante pensar em várias idéias para que dessas restem poucas, mas realmente boas. Nesse processo de criação temos de observar o que ocorre em nosso redor, pessoas que lêem muito tem a mente aberta, é feito também reuniões para livres discussões e conversas descompromissadas.

As idéias podem surgir de fonte interna, dentro da empresa, caixa de sugestões, pesquisa interna e, também de fonte externa com os clientes, na concorrência e observação dês outros eventos.
Tendo as idéias passa-se por um processo de avaliação e seleção das mesmas. Para que isso ocorra são levados em conta os recursos necessários, pontos fracos e fortes, tendência em longo prazo, o retorno e a demanda.

Selecionado a idéia é necessário apurar se ela irá durar em longo prazo e para isso os promotores do evento saem às ruas em visitas informais a determinados grupos com o material impresso contendo a estratégia, o objetivo, o público-alvo e as características visando à resposta dos clientes e do publico.

Tendo a idéia selecionada e “aprovada” o próximo passo a ser visto é a estruturação da mesma.