Para o sucesso na venda de um projeto de evento é importante ter um bom planejamento que envolva: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataque. As três situações indicam a necessidade do vendedor se preparar adequadamente antes de concretizar a venda.
A experiência na aquisição de patrocínio é uma importante fase do treinamento; pois, vivenciar a aquisição de patrocínio e compreende-lo ao final do processo é muito importante. Também conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócios; mas para obter-se sucesso é necessário um estudo do projeto para que se conheça o produto, pois este é um ponto essencial para vendê-lo bem. É preciso que ele tenha contato com a estratégia e os objetivos propostos com o evento para então poder responder à principal questão dos candidatos ao patrocínio - que valor esse evento me trará?
Uma vez estruturado o projeto do evento, o promotor deve proceder à elaboração de um documento que o apresente de forma profissional. A apresentação institucional da empresa promotora deve ser feita em poucos parágrafos ou nenhum histórico, seus fundadores podem recorrer aos próprios históricos profissionais para justificar a abertura do negócio.
Após a apresentação da empresa e de sua história, deve se deixar claro qual é o conceito principal do evento, definido quando da estruturação do projeto. Logo após, estes mesmos dados que serviram de apoio ao promotor do evento no processo de geração, seleção e teste de idéias podem ser apresentados aos patrocinadores pra comprovar a relevância do evento e mostrar ter sido uma necessidade ou tendência forte de mercado que o despertou para tê-lo realizado.
A apresentação do formato do evento deve ser feita de tal forma que o patrocinador se sinta dentro do evento como se assistisse, em 3D, à sua execução. Em seguida deve se convencer os patrocinadores de que a escolha de determinado local é o mais adequado para a realização do evento. Deve-se demonstrar que o local tem a cara do evento, que possui a infraestrutura necessária; e que o local condiz com o valor de investimento empregado pelos patrocinadores. A data de realização do evento, assim como o local devem estar impressos já na capa do documento, este deverá conter ainda as atividades do evento que foram planejadas durante a formatação do projeto; palestrantes se houver, e a programação completa do evento.
O documento referente às cotas de patrocínio, deve constar em sua apresentação, os benefícios oferecidos descritos de forma clara e abrangente. Uma vez divulgados o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio, eles não mais podem sofrer alterações, sob nenhuma hipótese, até o final das negociações entre o promotor do evento e os possíveis patrocinadores. Precisam-se formular as condições de pagamento do valor do patrocínio, que pode ser: parcelada, com reserva antecipada; pagamento à vista, com desconto; duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento; parcelado, conforme negociação dos prazos; ou podem optar também pela escolha de uma proposta única de valor.
Outro ponto de grande importância que muitas vezes não se é lembrado, são as informações quanto aos participantes confirmados, patrocinadores confirmados, perfis semelhantes de patrocinadores, empresas concorrentes ou até mesmo empresas parceiras; além é claro se for o caso, divulgar nomes de patrocinadores de edições anteriores que tenham ficados satisfeitos com a sua participação, pois certamente serão questionados pelos interessados.
Pessoal, o blog de vocês está completamente fora do tom. Só tem isto mesmo? Abraço.
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