Resumo do capitulo 3 – Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio

Os benefícios oferecidos aos patrocinadores devem estar relacionados aos objetivos principais possíveis do evento como, por exemplo, a exposição da marca, relacionamento e venda.
Exposição da marca
As empresas organizadoras do evento podem oferecer diversos tipos de benefícios aos patrocinadores, entre eles: divulgação na mídia, acessória de imprensa, peças de divulgação, merchandising, patrocínio do traslado e patrocínio do keynote speaker.
Palestra durante o evento
Palestras durante o evento são atrativas para os patrocinadores, pois por meio dessa a empresa é permitida a apresentação de seus produtos e serviços a um número expressivo de participantes. É importante que alguns cuidados sejam tomados no momento em que é oferecido esse tipo de beneficio aos patrocinadores, como por exemplo: a ordem da palestra deve ser preestabelecido e bem divulgado, o conteúdo da palestra deve ser analisado pelo promotor de eventos visando a padronização visual, a duração das palestras não deve ultrapassar 30 minutos, os recursos necessários ás apresentações devem ser informados com antecedência e os palestrantes devem ser escolhidos de acordo com critérios que considerem a notoriedade no assunto.
Estande ou espaço exclusivo
Os estandes ou espaços exclusivos devem apresentar um layout do pavilhão de exposições e permitir, sempre com um critério justo e preestabelecido que o patrocinador escolha o local de seu estande.
Ações sociais e de entretenimento
Os benefícios relativos a cada atividade social ou de entretenimento podem ser realizados das seguintes formas: em atividades esportivas podem ser utilizados merchandising, distribuição do material necessário como camisas, bolas bonés, exposição na mídia e etc. Em almoços, jantares e coquetéis pode ser oferecido merchandising, saudação aos convidados, escolha do cardápio e etc. e pode ser oferecido o merchandising em salas de relaxamentos, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal e sala de internet.
Estratégia pré e pós-evento
No pré-evento é necessário levantar informações sobre o perfil dos participantes e interagir com os mesmos. Várias ações podem ser oferecidas de acordo com o interesse do patrocinador como, por exemplo: envio de material promocional que será apresentado, reforço do convite, envio de brindes e pesquisa de conteúdos.
No pós-evento os patrocinadores têm interesse de manter contato com os participantes principalmente por meio pessoal, para que possam dar continuidade á discussão de um tema, oferecer treinamentos específicos para grupos de uma mesma área, discutir e buscar caminhos e soluções para problemas levantados durante o evento, manter hábitos comuns de consumo e manter interesses culturais comuns.
Avaliação do evento
Na avaliação do evento é necessário oferecer o resultado com diversas analises de participantes ou do evento para que o promotor e patrocinador possa entender os pontos fortes e fracos que servirão como base para as próximas edições.
Identificar o custo do evento
O organizador do evento deve levantar todos os custos envolvidos no evento. Conhecer este custo a priori mesmo que estimados, é básico para qualquer decisão relacionada aos valores de cotas, pois delimita o nível mínimo de arrecadação, quando o objetivo é cobrir custos.
Para se ter uma estimativa de custos, é necessário arrolar as principais atividades e fazer um levantamento dos gastos previstos para elas. A formula Custo final Estimado do evento = Custo levantado / 0.8 .
Calcular o valor do evento
Fase I – Preço = Margem + Custo
Neste modelo, tem-se o custo como item fixo e a margem como item variável.
Fase II – Margem = Preço – Custo
Neste modelo, tem-se o preço como item fixo e custo como item variável.
Fase III – Preço = Margem + Custo
Neste modelo, a empresa consegue, desde que com custos controlados, definir o preço, de acordo com as margens pretendidas.

CAPÍTULO 6 - “Planejamento da Venda”

Para o sucesso na venda de um projeto de evento é importante ter um bom planejamento que envolva: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataque. As três situações indicam a necessidade do vendedor se preparar adequadamente antes de concretizar a venda.

A experiência na aquisição de patrocínio é uma importante fase do treinamento; pois, vivenciar a aquisição de patrocínio e compreende-lo ao final do processo é muito importante. Também conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócios; mas para obter-se sucesso é necessário um estudo do projeto para que se conheça  o produto, pois este é um ponto essencial para vendê-lo bem. É preciso que ele tenha contato com a estratégia e os objetivos propostos com o evento para então poder responder à principal questão dos candidatos ao patrocínio - que valor esse evento me trará?

Uma vez estruturado o projeto do evento, o promotor deve proceder à elaboração de um documento que o apresente de forma profissional. A apresentação institucional da empresa promotora deve ser feita em poucos parágrafos ou nenhum histórico, seus fundadores podem recorrer aos próprios históricos profissionais para justificar a abertura do negócio.

Após a apresentação da empresa e de sua história, deve se deixar claro qual é o conceito principal do evento, definido quando da estruturação do projeto. Logo após, estes mesmos dados que serviram de apoio ao promotor do evento no processo de geração, seleção e teste de idéias podem ser apresentados aos patrocinadores pra comprovar a relevância do evento e mostrar ter sido uma necessidade ou tendência forte de mercado que o despertou para tê-lo realizado.

A apresentação do formato do evento deve ser feita de tal forma que o patrocinador se sinta dentro do evento como se assistisse, em 3D, à sua execução. Em seguida deve se convencer os patrocinadores de que a escolha de determinado local é o mais adequado para a realização do evento. Deve-se demonstrar que o local tem a cara do evento, que possui a infraestrutura necessária; e que o local condiz com o valor de investimento empregado pelos patrocinadores. A data de realização do evento, assim como o local devem estar impressos já na capa do documento, este deverá conter ainda as atividades do evento que foram planejadas durante a formatação do projeto; palestrantes se houver, e a programação completa do evento.

O documento referente às cotas de patrocínio, deve constar em sua apresentação, os benefícios oferecidos descritos de forma clara e abrangente. Uma vez divulgados o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio, eles não mais podem sofrer alterações, sob nenhuma hipótese, até o final das negociações entre o promotor do evento e os possíveis patrocinadores. Precisam-se formular as condições de pagamento do valor do patrocínio, que pode ser: parcelada, com reserva antecipada; pagamento à vista, com desconto; duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento; parcelado, conforme negociação dos prazos; ou podem optar também pela escolha de uma proposta única de valor.

Outro ponto de grande importância que muitas vezes não se é lembrado, são as informações quanto aos participantes confirmados, patrocinadores confirmados, perfis semelhantes de patrocinadores, empresas concorrentes ou até mesmo empresas parceiras; além é claro se for o caso, divulgar nomes de patrocinadores de edições anteriores que tenham ficados satisfeitos com a sua participação, pois certamente serão questionados pelos interessados.

Capítulo 5

Previsão dos resultados da arrecadação de recursos

 

De posse de informações como valor total do evento, objetivo do número de investidores

Target de investidores e níveis de cotas de patrocínio é possível construir cenários diferentes na formatação do pacote de patrocínio e simular resultados.

 

 

Fases percorridas pelo promotor na venda de um projeto:

 

*Suspects:São os potenciais investidores.

 

Prospects:A primeira pessoa a ser contatada na empresa,são potenciais investidores.

 

, leads: São os investidores em potencial, ou seja, as empresas ou pessoas que mostraram interesse.

 

, leads qualificados: Empresas ou pessoas que decidem, e prontas a receberem propostas

 

, oportunidades: Proposta emitida ao decisor.

 

, vendas: Contrato assinado.

 

O ciclo de vendas  cada uma delas têm duração diferente variando de empresa para empresa.

 

O promotor de vendas sendo eficaz todas estas etapas será acelerado.

 

Para efetuar o cálculo de suspects necessários para atingir os resultados, o promotor deve:

 

Estabelecer os níveis de cotas e o valor médio de cada uma.

 

Estimar o percentual de sucesso para cada etapa do funil.

 

 

Ao construir os cenários e realizar as simulações são necessárias as preocupações de:

 

Considerar os benefícios constantes de cada nível para respeita a regra custo benefício.

 

Verificar se há universo de patrocinadores target suficientes.

 

Cuidado com o "carnaval de marcas"

 

Dependência de um único patrocinador.

 

Simular cenários.