Resumo - Capítulo 2

"Estruturação da idéia de um evento em projeto"

A idéia do evento é o ponto principal para a sua organização e o seu sucesso. De posse dela, segue-se para o passo seguinte que corresponde à sua estruturação; para isto, deve se ter em mente o tema central, missão e objetivos do evento.

Constitui-se por tema central o título do evento, ou uma descrição mais elaborada das atividades a serem realizadas no evento. A escolha do título deve ser bem elaborada e correta, pois dela depende o sucesso da venda do evento e da sua execução. Quanto mais segmentado for o evento e mais específico for o seu título, maior será a probabilidade de se conseguir patrocínio e alcançar os interesses que se almejou com o evento.

A razão de existir de um evento pode ser expressa por meio de sua missão. Ela tem de ser duradoura, não-perecível no decorrer do tempo; devendo ser capaz de traduzir em poucas palavras ou em um parágrafo, o principal conceito do evento, seu propósito e sua contribuição para o mercado. A correta definição e divulgação da missão do evento para todos os envolvidos é um fator crucial para o seu sucesso.

Já definida a missão do evento, o organizador deve partir para os objetivos aos quais se pretende alcançar com o evento. Os resultados esperados pelo promotor com a organização desse evento devem ser repassados ao conjunto de patrocinadores que colaboraram para a sua organização. É importante também que se especifique o objetivo principal que pode ser: o relacionamento, a divulgação da marca, ou a execução de negócios e venda; e o seu objetivo secundário ao qual deve se prescrever aos objetivos dos patrocinadores ao investirem no evento.

Traçadas as expectativas no objetivo do evento, deve-se agora, definir o público alvo que será convidado a participar do evento; cabe ao promotor decidir se o evento terá como público alvo pessoas físicas; jurídicas ou ambas. O público alvo de um evento corporativo costuma ser mais específico e mais restrito do que o de eventos para consumidores. Já nos eventos direcionados a pessoas físicas, dificilmente será possível definir o perfil dos convidados. O que se costuma definir é a estimativa da quantidade de pessoas esperadas e as características desejadas e comuns dos convidados.

Após elaborar o conceito do evento e identificar o público alvo é necessário estabelecer o formato que se adapte para ambos. A escolha da data do evento deve se levar em consideração a categoria de pessoas-convidados, patrocinadores e promotores; para que atenda a todos. Para a escolha da data apropriada, deve se levar em consideração: datas comemorativas, eventos concorrentes, dias da semana mais apropriados, datas de fechamento de vendas, sazonalidade, entre outros.

Além disso, para a definição do local do evento, deve se levar em consideração as seguintes questões: O local tem a cara do evento? O local tem a infra-estrutura necessária? O local condiz com o orçamento disponível? Se todas as questões puderam ser resolvidas, parte-se agora para as atividades a serem realizadas no evento. As atividades devem variar de acordo com o objetivo do evento. O evento pode ter atividades como palestras, reuniões, ações sociais, culturais ou de entretenimento, estandes para exposição e vendas, entre outros.

Por último, deve se definir o programa geral do evento com horários, durações e conteúdo; que deve constar em uma cartilha ou folhetim para ser entregue ás pessoas envolvidas no evento e ao público em geral.