Resumo do capitulo 3 – Benefícios aos patrocinadores e cotas de patrocínio

Os benefícios oferecidos aos patrocinadores devem estar relacionados aos objetivos principais possíveis do evento como, por exemplo, a exposição da marca, relacionamento e venda.
Exposição da marca
As empresas organizadoras do evento podem oferecer diversos tipos de benefícios aos patrocinadores, entre eles: divulgação na mídia, acessória de imprensa, peças de divulgação, merchandising, patrocínio do traslado e patrocínio do keynote speaker.
Palestra durante o evento
Palestras durante o evento são atrativas para os patrocinadores, pois por meio dessa a empresa é permitida a apresentação de seus produtos e serviços a um número expressivo de participantes. É importante que alguns cuidados sejam tomados no momento em que é oferecido esse tipo de beneficio aos patrocinadores, como por exemplo: a ordem da palestra deve ser preestabelecido e bem divulgado, o conteúdo da palestra deve ser analisado pelo promotor de eventos visando a padronização visual, a duração das palestras não deve ultrapassar 30 minutos, os recursos necessários ás apresentações devem ser informados com antecedência e os palestrantes devem ser escolhidos de acordo com critérios que considerem a notoriedade no assunto.
Estande ou espaço exclusivo
Os estandes ou espaços exclusivos devem apresentar um layout do pavilhão de exposições e permitir, sempre com um critério justo e preestabelecido que o patrocinador escolha o local de seu estande.
Ações sociais e de entretenimento
Os benefícios relativos a cada atividade social ou de entretenimento podem ser realizados das seguintes formas: em atividades esportivas podem ser utilizados merchandising, distribuição do material necessário como camisas, bolas bonés, exposição na mídia e etc. Em almoços, jantares e coquetéis pode ser oferecido merchandising, saudação aos convidados, escolha do cardápio e etc. e pode ser oferecido o merchandising em salas de relaxamentos, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal e sala de internet.
Estratégia pré e pós-evento
No pré-evento é necessário levantar informações sobre o perfil dos participantes e interagir com os mesmos. Várias ações podem ser oferecidas de acordo com o interesse do patrocinador como, por exemplo: envio de material promocional que será apresentado, reforço do convite, envio de brindes e pesquisa de conteúdos.
No pós-evento os patrocinadores têm interesse de manter contato com os participantes principalmente por meio pessoal, para que possam dar continuidade á discussão de um tema, oferecer treinamentos específicos para grupos de uma mesma área, discutir e buscar caminhos e soluções para problemas levantados durante o evento, manter hábitos comuns de consumo e manter interesses culturais comuns.
Avaliação do evento
Na avaliação do evento é necessário oferecer o resultado com diversas analises de participantes ou do evento para que o promotor e patrocinador possa entender os pontos fortes e fracos que servirão como base para as próximas edições.
Identificar o custo do evento
O organizador do evento deve levantar todos os custos envolvidos no evento. Conhecer este custo a priori mesmo que estimados, é básico para qualquer decisão relacionada aos valores de cotas, pois delimita o nível mínimo de arrecadação, quando o objetivo é cobrir custos.
Para se ter uma estimativa de custos, é necessário arrolar as principais atividades e fazer um levantamento dos gastos previstos para elas. A formula Custo final Estimado do evento = Custo levantado / 0.8 .
Calcular o valor do evento
Fase I – Preço = Margem + Custo
Neste modelo, tem-se o custo como item fixo e a margem como item variável.
Fase II – Margem = Preço – Custo
Neste modelo, tem-se o preço como item fixo e custo como item variável.
Fase III – Preço = Margem + Custo
Neste modelo, a empresa consegue, desde que com custos controlados, definir o preço, de acordo com as margens pretendidas.